Dla połowy polskich pracowników, przebadanych przez firmę Randstad w ramach raportu Employer Brand Research, dobra atmosfera w miejscu pracy jest kluczowym czynnikiem decydującym o zatrudnieniu w danej firmie. Są to dane o tyle istotne dla przedsiębiorstwa, że – jak wynika z tego samego raportu – pracodawcy o złej reputacji ponoszą o 10% wyższe koszty zatrudnienia [1]. I choć mowa tu o danych sprzed pandemii, konieczność zapewnienia pracownikom przyjaznej atmosfery pozostaje równie istotna w czasach, kiedy wracamy do biznesowej normalności. A właściwie to nawet jeszcze bardziej, ponieważ pokolenia, dla których dobre samopoczucie w pracy jest szczególnie ważne – właśnie zaczynają dominować na rynku.
Poprawa atmosfery często wymaga ponownego zintegrowania pracowników, którzy przez lata pracy w nietypowych warunkach – nierzadko w całości zdalnej – nie czują się związani ani z zespołem, ani z kulturą organizacyjną firmy.
Trudno winić za to managerów – czasy pandemiczne charakteryzowały się dużą dynamiką zmian i praktycznie uniemożliwiały tworzenie strategii zarządzania. Dodatkowo samo w sobie zarządzanie rozproszonym zespołem – nawet w spokojniejszych warunkach – jest rzeczą niezwykle trudną.
Mimo to zapewnienie powracającym do biur lub wciąż rozproszonym zespołom odpowiedniego poziomu satysfakcji z atmosfery w pracy jest jak najbardziej możliwe. Jak zatem sprawić, by po latach funkcjonowania jako – w dużej mierze – awatary cyfrowego świata, pracownicy znów poczuli się zgraną drużyną? Jak ich integrować w obecnej, hybrydowej rzeczywistości? Podpowiadamy.
Przyjrzyjmy się 6 kluczowym obszarom tego zagadnienia:
- Komunikacja.
- Rutyna i rytuały.
- Wspólne cele.
- Rywalizacja.
- Rozrywka.
- Przestrzeń.
- Komunikacja
Pierwsza „ofiara” rozproszenia zespołów w czasie pandemii. I zarazem jeden z najważniejszych czynników wpływających na integrację bądź dezintegrację. Według Elżbiety Robak z Wydziału Zarządzania Politechniki Częstochowskiej – brak dobrej, otwartej komunikacji między pracownikami (niedomówienia, plotki) niszczą relacje zespołowe i uniemożliwiają skuteczną integrację [2].
W przypadku modelu hybrydowego warto zadbać o to, aby nadal informacje pojawiały się w kanałach online (maile do zespołów, komunikatory, statusy intranet), ale były silnie wspierane spotkaniami w czasie pracy w biurze. Ułatwi to także inną kluczową kwestię: odbiór informacji zwrotnych, szczerej rozmowy z pracownikami twarzą w twarz.
Pamiętaj: w przypadku komunikacji niewerbalnej łatwo o nadinterpretacje i nieporozumienia [3]. Dlatego regularnie spotykaj się z pracownikami na żywo, korzystając z ich dostępności w biurze.
- Rutyna i rytuały
Codzienne rozmowy przy ekspresie do kawy, przedświąteczne eventy, ale też poranne statusy online i celebrowanie sukcesów w intranecie: wszystko to „drobiazgi”, które zebrane razem mają ogromną siłę integrującą pracowników ze sobą i firmą. Jak widać, „nowe świeckie tradycje” mogą pojawiać się zarówno w pracy online, jak i stacjonarnej. Warto dbać o to, by ich proporcje były wyrównane. Oznacza to m.in., że nie „zaniedbujemy” dni zdalnych – wówczas również praktykujemy stałe rytuały, np. wspomniane statusy czy podsumowania dnia.
Ciekawym rozwiązaniem w kwestii tworzenia rytuałów, mogą być np. wspólne zespołowe zdjęcia [4], pomagające zapamiętywać i przywoływać szczególnie ważne dla zespołu chwile. Wszystko, co buduje swego rodzaju „własną tradycję” firmy i zespołów, będzie służyło także integracji. Tego typu zdjęcia mogą też łączyć świat offline i online, jeśli zamieścimy je np. w intranecie po wspólnym evencie.
Chaos dezintegruje, warto więc ustalić konkretne i przemyślane zasady, nawet jeśli później będziemy działać elastycznie. W początkowej fazie „powrotu do biur” ludzie powinni szczególnie silnie odczuć, że management panuje nad sytuacją.
- Wspólne cele
Według badaczki z Politechniki Częstochowskiej wspólne wartości etyczne i normy moralne zbliżają pracowników do siebie i wyznaczają pozytywne wzorce zachowań [2].
Dobrym rozwiązaniem w procesie integrowania zespołów mogą być więc wspólne działania o charakterze charytatywnym czy prospołecznym. Organizowanie zbiórek na schroniska dla zwierząt czy wyjazdy na wspólne sadzenie lasu – to przykłady nowoczesnych narzędzi integracyjnych. Nie tylko stanowią (w przypadku wyjazdów) jakąś formę rozrywki, ale też jednoczą zespół wokół jednego celu.
Wspólne cele mogą być także związane z poszerzaniem horyzontów i krzewieniem wiedzy. Możesz oddać w ręce swoich pracowników np. eksperckie szkolenia i konsultacje ze specjalistami, dostępne za pośrednictwem MultiLife. Będą mogli wymieniać się uwagami na ich temat lub dyskutować o efektach, jakie im przyniosły. Ich osobisty rozwój może dzięki temu pozytywnie wpływać także na ich relacje.
Pamiętaj, że aż 43% pracowników zalicza kursy i warsztaty relaksacyjne (typu mindfulness) do wyjątkowo pożądanych benefitów, niemal 40% ocenia w ten sposób konsultacje psychologiczne zapewniane przez firmę a 30% konsultacje z dietetykiem [5].
Wszystkie te usługi pomagają poukładać myśli i nauczyć się wskazywać to, na czym nam najbardziej w danym czasie zależy. Kiedy już rozpoznamy swoje cele, łatwiej nam jest też zidentyfikować innych, którzy je podzielają i razem skuteczniej dążyć do ich realizacji.
- Rywalizacja
To swoisty paradoks, ale konkursy, stawianie sobie wyzwań i rywalizacja drużynowa w perspektywie łączą zespoły. Szczególnie widać to w sporcie. Zresztą, jak dowodzi raport Benefit Systems z 2022, aż 30% pracowników twierdzi, że wspieranie drużyn firmowych (sporty zespołowe, sztafety) to wyjątkowo pożądane działanie pracodawcy.
Rozgrywki zespołowe i wyzwania rywalizacyjne można prowadzić hybrydowo, np. organizując treningi na żywo, ale już podsumowania wyników online. Warto wspierać dobrą kondycję pracowników – oprócz kart typu MultiSport można udostępnić im np. platformę z treningami online. Dobrym przykładem jest tutaj Yes2Move oferowana w pakietach MultiLife. W ramach tego benefitu pracownicy mogą też skorzystać m.in. z porad trenera personalnego.
- Rozrywka
W obecnych czasach nie ma już przeciwwskazań do powrotu wyjazdów i spotkań integracyjnych. W przypadku rozproszonych zespołów jest to szczególnie ważne. Jeśli realizujemy model indywidualny czy zmienny/rotacyjny – taki kilkudniowy event, połączony np. z rywalizacją i edukacją, może być dla wielu osób jedyną okazją do poznania kolegów na żywo.
Jednak, co ważne – warto najpierw wsłuchać się w potrzeby zespołu i do nich dopasować formułę integracji. Dobrze jest np. pozostawić „okienko” dla zespołów kontaktujących się z klientami [4], tak żeby kilkudniowy wyjazd nie budził frustracji po powrocie.
- Przestrzeń
Integrowanie powracających do biur zespołów wymaga przyjrzenia się na nowo samej przestrzeni biurowej. Firma Colliers sugeruje specjalne team roomy pozwalające na zespołową pracę nad projektem, ale też tzw. focus roomy, czyli salki do spotkań 1:1 [6]. Zorganizowanie przestrzeni relaksu czy wspólnych posiłków również jest godne uwagi.
Warto pamiętać też o mądrym planowaniu dni stacjonarnych – odpowiednia ilość salek konferencyjnych czy właśnie team/focus roomów sprawi, że integracja przebiegnie efektywnie. Dni pracy zdalnej można wówczas przeznaczyć na indywidualną pracę w skupieniu, a biuro wykorzystywać do burz mózgów, spotkań i szkoleń.
Niezależnie od modelu praca hybrydowa pozostaje wyzwaniem dla firm. Warto jednak podjąć je jak najszybciej. Wiele wskazuje na to, że taka formuła zostanie z nami na dłużej. I całkowicie słusznie – pozwala bowiem łączyć efektywność home office z zaletami modelu stacjonarnego, wykorzystywać nowe technologie i oszczędzać przestrzeń biurową, która jednocześnie staje się bardziej przyjazna i dostosowana do potrzeb pracowników.
Zintegrowany zespół działa zdecydowanie na korzyść firmy. Wszelkie działania podjęte w wyżej wymienionych obszarach będą zatem procentować, zarówno dla jednostek, jak i całej organizacji.
Bibliografia:
- https://www.randstad.pl/s3fs-media/pl/public/2021-05/2019-raport-randstad-employer-brand-research-raport-krajowy.pdf.
- https://www.sbc.org.pl/Content/359248/robak.pdf.
- https://kadry.infor.pl/kadry/hrm/komunikacja/4689126,Hybrydowy-model-pracy-3-podstawowe-rodzaje.html.
- https://nooffice.org/pl/reunion/#jak-zorganizowa%C4%87-udane-spotkanie-integracyjne--porady-i-wskaz%C3%B3wki.
- Raport Benefit Systems „Zmęczeni, obojętni, niezaangażowani. Postpandemiczne potrzeby pracowników” 2022.
- https://www.colliers.com/pl-pl/news/praca-hybrydowa-w-nowej-rzeczywistosci.